Zapier: automatiseer je workflow

Wat is en wat doet Zapier

Zapier is no-code software die apps met elkaar koppelt en manuele repetitieve taken automatiseert. Met Zapier kan je workflows creëren die je veel tijd besparen. Zo blijft er meer tijd voor wat er echt toe doet.

Zapier kan toegepast worden op +3000 apps en is vooral zeer nuttig gebleken in kleine tot middelgrote bedrijven.

Wat is een Zap

Een Zap is een koppeling van 2 apps, de trigger-app en de action-app. Een gebeurtenis in de trigger-app start de uitvoering van een actie in de action-app. 

Er zijn enkelvoudige- en meerstappen zaps. Een enkelvoudige zap is de koppeling van 2 zaps. Een meerstappen (multi-steps) zap koppelt app1 met app2, app2 met app3 enz. Zo verkrijg je meer complexe geautomatiseerde workflows.

Voorbeeld: Automatiseren van klanten-beheer 

Bij middel van Zapier kan je je klantenbeheer automatiseren. De tijdrovende repetitieve taken voor het opslaan of wijzigen van klantengegevens in je databank of voor het sturen van allerlei mails, worden b.m.v. Zapier geautomatiseerd. Na het opzetten van de zaps hoef je daar verder geen tijd meer in te steken.‍

Een nieuwe klant registreren in je databank

Een nieuwe klant meldt zich op je website via een ContactForm. Zijn gegevens moeten worden ingebracht in je databank, in de vorm van een Spreadsheet. Automatiseer dit met een zap.

 ContactForm -> Zapier -> Spreadheet

Mailing automatiseren

Je wil al je nieuwe klanten met een mail verwelkomen, je geregistreerde klanten per mail exact op datum een gelukkige verjaardag wensen, nieuwsbrieven en promoties sturen, op de hoogte brengen van events, een ontvangen vraag of klacht voor ontvangst bevestigen…. Automatiseer ook dit met Zaps.

 Spreadsheet -> Zapier -> Mailchimp -> Klant

Wat kan zoal met Zapier

Veel! Je kan met Zapier workflows op maat creëren (wij kunnen jou daar bij helpen). En onthou, eens de zap gecreëerd gebeurt alles automatisch.

Voorbeelden:

• Deel Instagram-foto's ook automatisch op Twitter.
• Deel Twitter posts met LinkedIn.
• Voeg nieuwe tweets toe aan je LinkedIn profiel.
• Maak automatisch tweets van nieuwe Instagram-berichten.
• Post nieuwe Facebook posts automatisch ook op andere sociale media (LinkedIn, Twitter, Instagram, Pinterest).
• Sla de gegevens van subscribers (Entry forms), gegenereerd op je website of via diverse sociale media, automatisch op in een databank (spreadsheet of CRM).
• Stuur nieuwe YouTube-video's in een kanaal naar een Facebook-pagina.
• Tweet nieuwe video’s in een YouTube kanaal.
• Upload nieuwe Google Drive videos in een Youtube kanaal.
• Sla mail-attachments,  op in Google Drive of Dropbox.
• Kopieer gegevens van het ene opslagmedium naar het andere (harde schijf, Google Drive, Dropbox…).
• Zet CVS-bestanden om naar een spreadsheet of omgekeerd.
• Stuur  persoonlijke boodschappen op basis van je klanten-databank.
• Stuur  persoonlijke boodschappen op basis van je klanten-databank.
• Deel belangrijke mededelingen tegelijk via meerdere sociale media.
• Zet CVS-bestanden om naar een spreadsheet. Een CVS-bestand is een komma-gescheiden bestand zonder verdere opmaak, een tekstbestand eigenlijk.
  

En nog veel meer..

Een Zap creëren is eenvoudig

Uiteraard is het eerste wat je moet doen, je registreren bij https://zapier.com.

Het creëren van een zap verloopt altijd volgens één en dezelfde procedure. Kan je één zap maken, dan kan je elke zap maken.

Stuur een verwelkoming aan een nieuwe abonnee / klant

1. Open het Zapier dashboard en activeer de knop MAKE A ZAP.
2. Kies je Trigger app: Excel databank.
3. Stel een Trigger in: Nieuwe rij in Excel met de data van een nieuwe subscriber.
4. Kies een Action app: bijvoorbeeld ‘Mailchimp’.
5. Zeg welke Action er moet gebeuren: ‘verstuur een mail '.
   

Voor elke zap is de procedure is telkens dezelfde. Alleen de apps, de trigger en de actie verschillen.